Es nervt, dass das E-Mail Postfach bei GMX, Web.de, Gmail, iCloud oder dem Hosting-Anbieter voll ist und nur mit monatlichen Kosten mehr Speicherplatz zur Verfügung steht? Wie wäre es mit einem E-Mail Archiv?! Lokal auf dem Computer, nein! Die Synology DiskStation kann noch wesentlich mehr als NAS, private Cloud, Surveillance Station, Bitwarden Passwortserver, Pi-Hole Werbeblocker und so weiter! Warum also soll die DiskStation nicht als zentraler E-Mail Archiv-Server dienen?! Unabhängig von Clients, unabhängig vom Betriebssystem und selbst wenn irgendwann mal von Windows zu Mac, von Mac zu Linux oder auf tragbare Geräte umgestellt wird: Der Zugriff auf das E-Mail Archiv bleibt dank Standards die eingehalten werden gesichert. Zudem wird die Datensicherung der DiskStation das E-Mail ebenfalls mit ins Backup integrieren, ohne auf zusätzliche Dienste zugreifen zu müssen.

Die Entscheidungsfindung

Mehr Speicherplatz beim Provider und dafür Geld bezahlen? Ja, die einfache Möglichkeit. Allerdings ist es mit nur wenigen Handgriffen und mit unter einer Stunde Arbeit selbst möglich, sich die Voraussetzungen zu schaffen. Somit stellte sich die Frage, ob mein sowieso 24/7 laufendes Synology NAS die Aufgabe nicht übernehmen kann. Dabei ist die Antwort ziemlich einfach: Klar! Alles was ich brauche ist das, was ich sowieso schon habe. Eine DiskStation eingerichtet so sicher wie möglich, einen Internetanschluss mit IPv4-Adresse und beliebige Clients. Letztendlich entscheidet der Speicherplatz auf der DiskStation, wie viele Mails meine Nutzer und ich auf dieser archivieren können.

Die Herausforderung E-Mail Archiv

Zuerst kommt vielen Nutzern sicher pragmatisch die einfache Möglichkeit in den Sinn, eine PST-Datei von Outlook auf der DiskStation abzulegen. Dazu konfiguriere ich mir die AutoArchiv-Einstellungen entsprechend und von nun an archiviert Outlook auf die DiskStation. Herausforderung gelöst! Theoretisch kann man so vorgehen. Jedoch können mehrere Faktoren dazu führen, dass die PST-Datei kompromittiert wird und am Ende des Tages das gesamte Mailarchiv verloren ist. Spätestens nach der zehnten Wiederherstellung aus dem Backup ist dann aber auch genug mit dem Versuch. Warum also nicht unabhängig von proprietären Lösungen werden? Zuletzt schaffe ich ein E-Mail Archiv auf der DiskStation, mit dem ich über viele Jahre in der Zukunft definitiv unabhängig vom Betriebssystem zugreifen kann. Von überall auf der Welt, wann und mit welchem Client ich möchte und ausserdem von fremden Computern über den Webbrowser. 

Viel mehr als eine einfache DiskStation, ein völlig herkömmlicher IPv4-Internetanschluss und ein Computer sind nicht notwendig. Hierbei sind keine Expertenkenntnisse notwendig.

E-Mail Archiv auf der DiskStation, der Synology Mail-Archiv-Server

Mail Archiv

7,99 €

inkl. 19 % MwSt.

Inkl. 19% MwSt.

Es nervt, dass das E-Mail Postfach bei GMX, Web.de, Gmail, iCloud oder dem Hosting-Anbieter voll ist und nur mit monatlichen Kosten mehr Speicherplatz zur Verfügung steht? Wie wäre es mit einem E-Mail Archiv?! Lokal auf dem Computer, nein! Die Synology DiskStation kann noch wesentlich mehr als NAS, private Cloud, Surveillance Station, Bitwarden Passwortserver, Pi-Hole Werbeblocker und so weiter! Warum also soll die DiskStation nicht als zentraler E-Mail Archiv-Server dienen?! Unabhängig von Clients, unabhängig vom Betriebssystem und selbst wenn irgendwann mal von Windows zu Mac, von Mac zu Linux oder auf tragbare Geräte umgestellt wird: Der Zugriff auf das E-Mail Archiv bleibt dank Standards die eingehalten werden gesichert. Zudem wird die Datensicherung der DiskStation das E-Mail ebenfalls mit ins Backup integrieren, ohne auf zusätzliche Dienste zugreifen zu müssen. Hier geht es zum ganzen Kurs und zu den Beispiel-Lektionen.

Fazit & der eigene Mailserver

Die Frage nach einem brauchbaren Mailarchiv und der absoluten Flexibilität im Zugriff durch Clients war mein Ansporn, zwei Kurse zu erstellen. Der Anwender soll in etwa einer Stunde sein E-Mail-Archiv auf der DiskStation aufgebaut haben und sich egal bei welchem Anbieter für Mails er ist, nicht mehr um Postfachgrößen kümmern müssen. Dabei waren die Anforderungen von verschiedensten Kunden meist immer die gleichen. Lediglich für Unternehmen mit der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfrist und den dazugehörigen Regeln ist dieser Weg nicht brauchbar. Allerdings muss sich ein Privatanwender auch nicht darum kümmern, Mails revisionssicher vor Veränderungen im Nachhinein zu schützen.

Fakt ist, mit meinem Mail-Archiv-Server auf der DiskStation ist für jeden ein archivieren von unzähligen Mails mit und ohne Anhänge möglich. Erneut zeigt sich, die DiskStation kann sehr viele Aufgaben übernehmen, welche das digitale Leben vereinfachen.

Da in meinem beschriebenen Szenario kein eigener Mailserver etabliert wird, sind auch keine feste IP oder sonstige Maßnahmen notwendig. Allerdings hat jeder der diesen Weg geht, die Möglichkeit irgendwann in Zukunft ein Upgrade auf den eigenen Mailserver zu machen. In weniger als einer halben Stunde wird aus dem Mail-Archiv-Server ein echter Mailserver. Optional versteht sich.