Es nervt, dass das E-Mail Postfach bei GMX, Web.de, Gmail, iCloud oder dem Hosting-Anbieter voll ist und nur mit monatlichen Kosten mehr Speicherplatz zur Verfügung steht? Wie wäre es mit einem E-Mail Archiv?! Lokal auf dem Computer, nein! Die Synology DiskStation kann noch wesentlich mehr als NAS, private Cloud, Surveillance Station, Bitwarden Passwortserver, Pi-Hole Werbeblocker und so weiter! Warum also soll die DiskStation nicht als zentraler E-Mail Archiv-Server dienen?! Unabhängig von Clients, unabhängig vom Betriebssystem und selbst wenn irgendwann mal von Windows zu Mac, von Mac zu Linux oder auf tragbare Geräte umgestellt wird: Der Zugriff auf das E-Mail Archiv bleibt dank Standards die eingehalten werden gesichert. Zudem wird die Datensicherung der DiskStation das E-Mail ebenfalls mit ins Backup integrieren, ohne auf zusätzliche Dienste zugreifen zu müssen.
Die Entscheidungsfindung
Mehr Speicherplatz beim Provider und dafür Geld bezahlen? Ja, die einfache Möglichkeit. Allerdings ist es mit nur wenigen Handgriffen und mit unter einer Stunde Arbeit selbst möglich, sich die Voraussetzungen zu schaffen. Somit stellte sich die Frage, ob mein sowieso 24/7 laufendes Synology NAS die Aufgabe nicht übernehmen kann. Dabei ist die Antwort ziemlich einfach: Klar! Alles was ich brauche ist das, was ich sowieso schon habe. Eine DiskStation eingerichtet so sicher wie möglich, einen Internetanschluss mit IPv4-Adresse und beliebige Clients. Letztendlich entscheidet der Speicherplatz auf der DiskStation, wie viele Mails meine Nutzer und ich auf dieser archivieren können.
Die Herausforderung E-Mail Archiv
Zuerst kommt vielen Nutzern sicher pragmatisch die einfache Möglichkeit in den Sinn, eine PST-Datei von Outlook auf der DiskStation abzulegen. Dazu konfiguriere ich mir die AutoArchiv-Einstellungen entsprechend und von nun an archiviert Outlook auf die DiskStation. Herausforderung gelöst! Theoretisch kann man so vorgehen. Jedoch können mehrere Faktoren dazu führen, dass die PST-Datei kompromittiert wird und am Ende des Tages das gesamte Mailarchiv verloren ist. Spätestens nach der zehnten Wiederherstellung aus dem Backup ist dann aber auch genug mit dem Versuch. Warum also nicht unabhängig von proprietären Lösungen werden? Zuletzt schaffe ich ein E-Mail Archiv auf der DiskStation, mit dem ich über viele Jahre in der Zukunft definitiv unabhängig vom Betriebssystem zugreifen kann. Von überall auf der Welt, wann und mit welchem Client ich möchte und ausserdem von fremden Computern über den Webbrowser.
Viel mehr als eine einfache DiskStation, ein völlig herkömmlicher IPv4-Internetanschluss und ein Computer sind nicht notwendig. Hierbei sind keine Expertenkenntnisse notwendig.
E-Mail Archiv auf der DiskStation, der Synology Mail-Archiv-Server
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Es nervt, dass das E-Mail Postfach bei GMX, Web.de, Gmail, iCloud oder dem Hosting-Anbieter voll ist und nur mit monatlichen Kosten mehr Speicherplatz zur Verfügung steht? Wie wäre es mit einem E-Mail Archiv?! Lokal auf dem Computer, nein! Die Synology DiskStation kann noch wesentlich mehr als NAS, private Cloud, Surveillance Station, Bitwarden Passwortserver, Pi-Hole Werbeblocker und so weiter! Warum also soll die DiskStation nicht als zentraler E-Mail Archiv-Server dienen?! Unabhängig von Clients, unabhängig vom Betriebssystem und selbst wenn irgendwann mal von Windows zu Mac, von Mac zu Linux oder auf tragbare Geräte umgestellt wird: Der Zugriff auf das E-Mail Archiv bleibt dank Standards die eingehalten werden gesichert. Zudem wird die Datensicherung der DiskStation das E-Mail ebenfalls mit ins Backup integrieren, ohne auf zusätzliche Dienste zugreifen zu müssen. Hier geht es zum ganzen Kurs und zu den Beispiel-Lektionen.
Fazit & der eigene Mailserver
Die Frage nach einem brauchbaren Mailarchiv und der absoluten Flexibilität im Zugriff durch Clients war mein Ansporn, zwei Kurse zu erstellen. Der Anwender soll in etwa einer Stunde sein E-Mail-Archiv auf der DiskStation aufgebaut haben und sich egal bei welchem Anbieter für Mails er ist, nicht mehr um Postfachgrößen kümmern müssen. Dabei waren die Anforderungen von verschiedensten Kunden meist immer die gleichen. Lediglich für Unternehmen mit der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfrist und den dazugehörigen Regeln ist dieser Weg nicht brauchbar. Allerdings muss sich ein Privatanwender auch nicht darum kümmern, Mails revisionssicher vor Veränderungen im Nachhinein zu schützen.
Fakt ist, mit meinem Mail-Archiv-Server auf der DiskStation ist für jeden ein archivieren von unzähligen Mails mit und ohne Anhänge möglich. Erneut zeigt sich, die DiskStation kann sehr viele Aufgaben übernehmen, welche das digitale Leben vereinfachen.
Da in meinem beschriebenen Szenario kein eigener Mailserver etabliert wird, sind auch keine feste IP oder sonstige Maßnahmen notwendig. Allerdings hat jeder der diesen Weg geht, die Möglichkeit irgendwann in Zukunft ein Upgrade auf den eigenen Mailserver zu machen. In weniger als einer halben Stunde wird aus dem Mail-Archiv-Server ein echter Mailserver. Optional versteht sich.
Hallo,
wird in dem Kurs erklärt, wie die Mails automatisch abgerufen und archiviert werden, oder muss ich jede Mail händisch archivieren?
Liebe Grüße
Hallo Thomas,
es muss nichts abgerufen werden und geschieht automatisch am Client.
Viele Grüße
Dominik
Hallo Dominik,
wird das E-Mail Archiv durch die Synology gefüllt, soll heißen ruft die Synology die Mails bei den Anbietern automatisch ab, oder wird das E-Mail Archiv über den E-Mail Client gefüllt?
Hallo Thomas,
das kannst Du für Dich handhaben wie Du willst. Es ist von meiner Seite ein Vorschlag, wie ich es machen würde und im Kurs zeige. Letztendlich kann jeder für sich entscheiden, welcher Weg der für ihn beste ist.
Hallo Dominik,
bevor ich hier falsches erwarte vorab die Frage, die aus den umfangreichen Einleitungstexten nicht eindeutig beantwortet wird:
Brauche ich für einen reinen Archivserver eine feste IP4 Adresse?
Hallo Axel,
nein, brauchst Du nicht.
Hallo Dominik,
gibt es eigentlich eine Möglichkeit die bereits bezahlten Kurse herunterzuladen, um sie offline schauen zu können ?
Mit freundlichen Grüßen
Dirk
Hallo Dirk,
nein, diese Möglichkeit besteht nicht. Deshalb habe ich in allen Kursen als Anforderung einen Internetanschluss definiert und es auch bewußt so in der Beschreibung beschrieben.
Viele Grüße
Dominik
Hi,
ist das GoBD konform?
Danke,
Daniel
Hi,
nein, denn es können Änderungen an den archivierten Mails vorgenommen werden, was auch so sein soll. Für eine entsprechend andere Lösung, muss ein kostenpflichtiges Produkt gekauft werden.
Viele Grüße
Dominik
Hallo Dominik,
ich habe eine DSM218+ und einen Mac Mini in meinem Netzwerk. Auf meinem alten Mac Book habe ich bisher mit Outlook meine Mails “verwaltet”. Meine Frage ist nun, ob ich mein bisheriges Mail-Archiv vom Mac Book auf das Mail-Archiv auf die Diskstation verschieben kann und im Anschluss mit dem Mac Mini und dem Mac Book darauf zugreifen kann und immer den selben Stand habe. Die Idee dahinter ist, dass ich mit dem Mac Book per VPN von außen auf das Mail Archiv der Diskstation zugreifen kann.
Danke für deine Antwort
Johannes
Hallo Dominik,
funktioniert nicht mit 2FA GMX Konto?
Hallo Klaus,
bitte stelle die Fragen immer unter der Lektion einen Kurses, wo es auch dazu passt. So können andere Kursteilnehmer und Fragesteller meine Antwort auch entsprechend dort finden.
Hallo Dominik,
ich habe gerade per Lastschrift das Video zum Mailplus Server bestellt. Wann wird der Kurs freigeschaltet?
Hallo Franz,
das kann etliche Tage dauern, deshalb habe ich folgenden Hinweis eingebaut, als Du Lastschrift gewählt hast:
Bitte beachten Sie, erst nach erfolgreicher SEPA-Lastschrift und bestätigtem Zahlungseingang durch den Zahlungsabwickler wird der Kurs/Test freigeschaltet. Dies kann bis zu 6 Werktage in Anspruch nehmen. Ein Eingriff von meiner Seite kann nicht stattfinden während dieses Prozesses! Die SEPA-Lastschrift wird durch meinen Zahlungsabwickler durchgeführt. Selbst wenn die Lastschrift bereits erfolgt ist, benötigt es einen bestätigten Zahlungseingang bei meinem Anbieter. Anschließend erfolgt vollautomatisiert die Freischaltung des / der Kurse. Sollte eine sofortige Freischaltung gewünscht sein, ist ausschließlich Kreditkarte oder Paypal als Zahlungsmittel zu wählen!
Wo kann ich die Zahlungsmethode “Paypal” einstellen. Ich sehe nur Kreditkarten und SEPA Lastschrift.
Habe es gerade getestet.
Kreditkarte (Stripe) VisaMastercardAmerican Express
Direkte Banküberweisung
SEPA-Lastschrift SEPA
Giropay Giropay
PayPal
So sieht es von der Auswahl aus in der Kasse.
Hi Dominik,
möchte auch mit dem Thema Mailserver (DS 218+) starten.
Welcher Kurs passt hier am Besten?
“Nur” Archivierung?
“volle” Einrichtung mit den Mailserver Kurs?
Oder der Kurs mit dem zusätzlichen SPAM Schutz vorneweg?
Bitte um eine Empfehlung Deinerseits.
danke.
Hi André,
in der ausführlichen Beschreibung der Kurse findest Du genau die Inhalte dieser. Mal eben will mit Mailserver starten geht nicht, die Herangehensweise wäre etwa so, als würde ich mir vornehmen morgen einen Blinddarm zu entfernen. Es gibt Regeln, welche für den Mailverkehr gelten und dessen sollte sich jeder, der einen Mailserver betreibt oder betreiben möchte im Klaren sein.
Servus
die Idee ist super , aber es klappt leider mit emclient nicht da in den Regeln eine zeitliche Verschiebung durch eine Regel wohl nicht möglich ist
Hallo Dominik, ich sehe gerade es gibt 2 Kurse für E-Mail Archiv jeweils für 7,99, einmal mit einem Plus, einmal ohne… Was ist der Unterschied zw diesen beiden Kursen…? Welchen soll man buchen? In der Schnelle der Beschreibung finde ich den Unterschied leider nicht… Danke Philipp
Hallo Philipp,
es findet sich eine ausführliche Beschreibung im jeweiligen Artikel, dort gehen die Unterschiede detailliert hervor in zwei Absätzen. Jeder Kurs und damit Artikel im Shop https://idomix.de/shop enthält auch eine sehr ausführliche Beschreibung unter dem Punkt Beschreibung. Schließlich soll jeder vorher genau wissen, was ihn erwartet. Zusätzlich findest Du hier https://idomix.de/produkt/e-mail-archiv-auf-der-diskstation-mit-imap-synology-mail-archiv-server#reviews eine Bewertung, auf die ich thematisch auch nochmal drauf eingegangen bin.
Viele Grüße
Dominik