Anno 2015 war es ein Klick voller folgenschwerer Konsequenzen. Dabei meinte es mein Hoster für Web und E-Mail doch sicherlich gut. Mein altes Hostingpaket sollte neue und zusätzliche Features als Upgrade bekommen. Obendrauf noch mehr Speicher und Inklusivdomains. So verglich ich die alten und neuen Bestandteile meines Pakets und klickte auf Upgrade, kostenlos und ohne zurück. Jedoch hab ich wohl neue Bestimmungen zu den E-Mails überlesen. Ab sofort sind E-Mail Postfächer auf eine Gesamtgröße beschränkt. Selber schuld, das war sicherlich irgendwo gestanden. Somit blieben mir einige Optionen: Widerruf, ein neuer Anbieter für E-Mails mit neuen Funktionen als nur simple Postfächer, ein Upgrade bei meinem Hoster und meine Synology DiskStation.

MailPlus Server

Die Entscheidungsfindung

Jeder Verbraucher ohne meine technischen Ambitionen wählt den Widerruf und damit ist die Angelegenheit erledigt. Nicht so für mich, ich sehe meinen Fehler als Herausforderung und Chance, aus einfachen IMAP-Postfächern für unsere Selbständigkeit ein neues E-Mailsystem zu etablieren. Da einige meiner Kunden Microsoft 365 Business oder Hosted Exchange nutzten, war das auch meine erste Anlaufstelle. Microsoft 365 habe ich in Form von der alleinigen Office Software und Exchange Server habe ich zumindest als sekundärer Admin schon verwaltet.

Letztendlich war der Preis, wo liegen meine Daten, wie sieht es mit Support aus, gibt Microsoft trotz Rechenzentren in Deutschland Daten an die US-Behörden raus ausschlaggebend, für meine Entscheidung dagegen. Ein Upgrade beim jetzigen Provider kam nun aus Prinzip nicht mehr in Frage.

Somit stellte sich die Frage, ob mein sowieso 24/7 laufendes Synology NAS die Aufgabe nicht übernehmen kann.

Was kann eigentlich meine DiskStation?

Während meiner Evaluierungsphase war meine DS415+ mein primäres System. Seinerzeit als Netzwerkdateiserver, Datensicherungsziel, Videoüberwachung und Dropboxersatz im Einsatz. Kostenlos bot Synology den Mail Server und die Mail Station an, was heute auch noch der Fall ist. Also gab ich dem eine Chance und stellte zunächst eine Domain um. Wohlgemerkt am IPv4-Anschluss mit dynamischer IP-Adresse. Nachdem einige Wochen im Test positiv verliefen, stellte ich eine weitere, weniger wichtigere Domain um und eine weitere in unseren primären Geschäftsfeldern folgte. Umso mehr ich mit dem Mail Server arbeitete, desto mehr kristallisierte sich heraus, dabei wird es bleiben. Jedoch war es vor vollkommener Umstellung doch nötig, dass eine feste IP notwendig wurde. Der damalige Mail Server bot nicht den Komfort, wie heute der MailPlus Server in Kombination mit einem Webhoster und IPv4-Anschluss und dynamischer IP. Zum heutigen Zeitpunkt ist die feste IP zumindest nicht mehr unbedingt notwendig. 

Allerdings kostete mich die feste IP bei der Telekom auch 5€ zusätzlich im Monat, noch immer günstiger als alle Alternativen.

DS3018xs

Ein Jahr Synology Mail Server und Mail Station

Dementsprechend war die Entscheidung gefallen, mit der festen IP war der Weg zurück auch mit Hürden verbunden. Leider musste ich am Synology Mail Server etliche Anpassungen in Konfigurationsdateien im Terminal auf Shell-Ebene durchführen. Einer Multi-Domain-Fähigkeit mangelte es dem Mail Server genauso wie Aliasnamen. Zumindest so, wie ich es im Einsatz habe und der spätere MailPlus Server durchaus konnte. Unter dem Strich habe ich jedoch kein großes Upgrade vom Mailservice im Vergleich zu vorher erhalten. Schließlich gab es einen ebenso rudimentären Webclient wie die Mail Station auch schon bei meinem Provider vorher. Hauptgrund waren nun die unbegrenzt großen Postfächer.

Archivierung von Mails ist jetzt keine Frage mehr des monatlichen Preises. Lediglich der Gesamtspeicherplatz meiner DiskStation war entscheidend. Da später die DS1517+ und danach die DS3018xs mit 12 TB Festplatten meine DS415+ ablöste, hat sich der Speicherplatz als sehr zukunftsträchtig erwiesen. Übrigens am Rande erwähnt, die Seagate IronWolf 10TB und 12TB arbeiten seit meiner Inbetriebnahme noch immer ohne Störung. Dabei machen die 10TB täglich einen Systemstart und Shutdown mit und die 12TB laufen 24/7.

Synology MailPlus Server 2.x einrichten

Das Synology NAS wird zum Mailserver! Endlich Postfächer ohne Größenbeschränkung und alle Möglichkeiten eines Mailservers in der eigenen Hand. Den Synology MailPlus Server 2.x einrichten am Anschluss mit fester oder dynamischer IP! Inklusive aller Sicherheitseinstellungen und DNS-Einträge mit Erklärung der Bedeutung. Drei Stunden Videomaterial im Online-Kurs. Hier geht es zum ganzen Kurs und zu den Beispiel-Lektionen.

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2016 erscheint der MailPlus Server

Möglicherweise sollte das Jahr 2016 meine Entscheidung zum eigenen Mailserver bekräftigen. Synology nämlich bringt den neuen MailPlus Server auf den Markt, inklusive dem Webclient MailPlus und mobile Apps. Jedoch gibt es für mich Grund zu zögern, schließlich sind fünf Benutzerlizenzen inklusive. Bei meinem Webhoster habe ich eine Mailadresse mit dazugehörigem Postfach angelegt. So war einem Postfach auch eine E-Mailadresse zugeordnet und genau dieses Prinzip habe ich am Mail Server abgebildet. Allerdings kann ich mein Vorgehen seit jeher nicht mehr auf den MailPlus Server umsetzen, andernfalls benötige ich definitiv mehr als fünf Lizenzen, die kostenlos dabei sind.

Da die Multi-Domainfähigkeit erst in Version 2 Einzug halten sollte, habe ich schlichtweg Postfächer zusammengestrichen und mehr auf Aliasnamen gesetzt. Somit war mein bisheriges System von E-Mailadresse gleich Postfach und Benutzer auf DiskStation mit fünf Postfächern fast abzubilden, letztendlich kam ein Lizenzpaket dazu. Schlussendlich reichten zehn lizensierte Benutzer aus und der MailPlus Server mit MailPlus Webclient gingen genau in die Richtung, die ich mir von Anfang an erträumt hatte.

Ein Traum, der MailPlus Server 2

Schon früh im Jahr 2018 konnte ich den MailPlus Server 2 in der internen Betaphase testen. Ein seinerzeit ausführliches Video mit einer Stunde bei YouTube war das Ergebnis. Viele Wochen Test und Arbeit, eine Stunde bleiben bei YouTube hängen. Demgegenüber steht ein Produkt, welches ich mir genau so vorgestellt hatte als großes Upgrade zu den IMAP-Postfächern. Nämlich einen Mailserver der auf meiner DiskStation läuft und sich alles über die Benutzeroberfläche administrieren lässt. Endlich ist es nicht mehr nötig, nach jedem Update des Pakets sämtliche Einstellungen auf Shellebene neu zu konfigurieren. So war es nämlich bisher, dank Funktionen die ich nachstellen musste, da es sie nicht gab.

Multi-Domain

Mitunter hat der MailPlus Server ab Version 2 eine echte Multi-Domainfähigkeit spendiert bekommen. Nun allerdings heißt es Abschied nehmen von meinem bisherigen Konzept. Es sind nun nicht mehr Postfächer für jede E-Mailadresse notwendig. Ab sofort heißt es, der DSM-Benutzer bekommt seine E-Mailadressen über den MailPlus Server 2 zugeordnet und Aliasnamen lassen sich endlich auch mehreren Benutzern zuordnen. Genau das, was ich seit dem Mail Server in Konfigurationsdateien nachgestellt hatte.

SPAM, Phishing & Viren

Dazu bietet der MailPlus Server 2 sämtliche Methoden, um SPAM und Viren einhalt zu gebieten. Nach einiger Erfahrung fand ich schnell heraus, welches für mich die wirkungsvollsten Eisntellungen sind. Zwar habe ich genauso wie jeder andere ein enormes Aufkommen an SPAM, Phishing und Viren, jedoch liegt die Rate von falscher Zurodnung durch die Erkennungsmechanismen von MailPlus Server 2 in einem äußerst geringen Bereich. Um eine Zahl zu nennen, so kommen auf etwa 200 Mails bei mir eine einzige Mail, welche falsch zugeordnet wurde. Gut gemacht und all das gibt es kostenfrei, wow!

Die Sache mit der automatischen Antwort

Klar könnte ich nun über den MailPlus Client schwärmen, über die enorme Leistungsfähigkeit und darüber, dass mit geschickter Konfiguration keine feste IPv4 notwendig ist. Allerdings möchte ich ganz klar sachliche Kritik äußern. Liebes Synology Team in Taiwan, wir hatten seit 2018 Kontakt bezüglich der Funktion automatische Antwort. Trotz der Tatsache, dass Multi-Domainfähigkeit zu den Marketingwerkzeugen von euch für den MailPlus Server 2 gehört, ist die Funktion der automatischen Antwort ein Desaster. Ich habe euch 2018 darauf hingewiesen und 2019 war der Grund, ihr hattet ein Jahr sehr viel mit Umsetzung der DSGVO und MailPlus Server 2 zu tun. Auch heute zur Veröffentlichung dieses Artikels ist die Betaversion von MailPlus Server 2 noch immer nicht um eine funktionierende automatische Antwort erweitert! Schade, dass ihr den Kunden hier nicht ernst nehmt und nur den Weg geht, der offenbar auf die großen Fische abzielt.

Worum geht es eigentlich?

Jeder von euch kennt die automatische Antwort. Dabei gebe ich einen Zeitraum an, in der eingehende E-Mails automatisch beantwortet werden, besonders bei Abwesenheit genutzt. So weiß der Sender einer Nachricht genau, der Empfänger ist im Urlaub und die Mail wird nicht weitergeleitet aber nach Rückkehr dann bearbeitet. Das klappt sehr gut mit dem Synology MailPlus Server 2, zumindest bis zu dem Zeitpunkt, bis nicht jeder Mitarbeiter nur  einer Domain zugeordnet ist.

Ich nenne konkrete Beispiele:

  • Gemeinschaftspraxis Dr. med. R. Wagner Urologe & Dr. med. A Schmidt Gynäkologin
  • Siebert, Müller & Franzke Partnerschaft mbB Steuer- und Anwaltskanzlei
  • Harald Schubert, Freiberufler für Webdesign und Werbung

Dabei ist Dr. Wagner mit eigenem Internetauftritt vertreten und Frau Dr. Schmidt ebenso. Jedoch sind beide in einem Praxiskomplex tätig und Frau Meyer ist für Büro- und Buchhaltungsarbeit für beide Praxen Vollzeit tätig. Auf der DiskStation hat Frau Meyer ein Benutzerkonto und zwei Mailadressen. Je nachdem von welcher Domain sie schreibt, antwortet sie mit entsprechender E-Mailadresse. Während ihres Urlaubs kann die automatische Antwort nicht genutzt werden. Zwar ist es unproblematisch, da schließlich eine Gemeinschaftspraxis, dennoch sind die Domains getrennt und somit auch die E-Mails.

Genau so funktioniert es auch bei Siebert, Müller & Franzke, nur dass hier gleich mehrere Angestellte für beide gleichzeitig tätig sind. Hierbei verschärft sich das Problem, während des Urlaubs kann keine automatische Antwort genutzt werden. Gründer RA Siebert ist strickt dagegen, dass von der Domain des Steuerberaters eine Abwesenheitsnachricht geschickt wird, auch wenn die Mitarbeiter für beide tätig sind. So sieht es auch Herr Franzke, seine Mailadressen möchte er keine automatische Antwort von denen der Rechtsanwaltskanzlei schicken lassen. Bleibt nur, die Funktion ist erneut nicht nutzbar.

An der Stelle brauche ich die Problematik nicht weiterführen. Solches habe ich bei Synology mit dem Produktverantwortlichen und höherer Stelle 2018 bereits besprochen und bis heute hat man wohl ambitioniertere Ziele. Oder allerdings ich liege völlig falsch mit meiner Einschätzung, dass genau diese Kunden potentiell für den MailPlus Server 2 interessant sind. Selbst ich habe bei Kunden den Mailserver auf der DiskStation schon für private Zwecke konfiguriert.

MailPlus Server

Mein Fazit nach 4 Jahren MailPlus Server

Unter dem Strich ist mein einziges Ärgernis tatsächlich die automatische Antwort und deren halbherzige Umsetzung in Bezug auf Multi-Domain. Ansonsten kann ich Sorgen, die bei der Überlegung den MailPlus Server 2 einzusetzen, nur mit meiner sehr positiven Erfahrung entgegentreten. Da auf meiner DiskStation über 25TB Daten liegen, die gesamte private Cloud darauf läuft, der MailPlus Server 2 und die Überwachungsstation sowie vieles mehr, ist eine Absicherung selbstverständlich.

Viele empfinden es als arrogant wenn ich sage, kein Backup kein Mitleid. Aber ich musste mir wirklich fahrlässige und beleidigende Kommentare zu meinen Backupvideos anhören. Dann aber erhalte ich heute noch Mails, ob ich bei Datenverlust helfen könnte, Backup gibt es natürlich keins. Der krasseste Fall einer Anfrage war: Ich habe JBOD eingerichtet und kein Backup gemacht, waren aber wichtige Daten drauf. Kein Mitleid. Von daher ist ein Backup elementar, bestenfalls sogar örtlich getrennt. Auch eine USV, wie ich unlängst darüber berichtet habe, ist eine geringe Anschaffung für den Nutzen. Aufgrund eines Stromausfalls geht mein Volume nicht in einen defekten Zustand!

Was viele beunruhigt ist sicher die Administration und Einrichtung. In meinem einstündigen Video wurde zu 90% darüber diskutiert, wie man es besser machen könnte. Von daher ist nach meinem drei Stunden Onlinekurs sicher jeder der die DiskStation eingerichtet hat in der Lage, den MailPlus Server 2 in Betrieb zu nehmen, auch privat.

Und was ist bei einem Internetausfall? Zum Glück sehen das die sendenden Mailserver genauso unkritisch, wie wir das sollten und zwar für einige Tage. Dafür braucht es auch keinen Backup Mailserver, ich habe über die Gefahren eines solchen bereits gesprochen. Somit bleibt für mich das Fazit: Es war die richtige Entscheidung für mich, die Mailservices auf meine DiskStation zu verlagern. Mit dem MailPlus 2 Server in aktueller Version gibt es nur einen Kritikpunkt. Ansonsten ein weiterer Dienst, der meine DiskStation und deren Kosten umso wertvoller für mich machen.